Registratie van gasten en je gegevens: wat de Spaanse wet vereistRegistratie van gasten en je gegevens: wat de Spaanse wet vereist

Waarom we om je identiteitsbewijs vragen

De Spaanse organieke wet over de openbare veiligheid (Ley Orgánica 4/2015 (opent in een nieuw tabblad)) bepaalt in artikel 25 dat bedrijven waarvan de activiteit van belang is voor de openbare veiligheid, waaronder accommodaties, registers moeten bijhouden en informatie moeten doorgeven zoals de regels voorschrijven.

Die regels staan in het Real Decreto 933/2021 (opent in een nieuw tabblad). Het geldt voor elk type accommodatie in Spanje, van hotels tot vakantieappartementen zoals het onze, of het nu als bedrijf wordt uitgebaat of niet. Het is van kracht sinds 27 april 2022. Na meerdere keren uitstel heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken het nieuwe registratiesysteem op 2 december 2024 in gebruik genomen, en sindsdien moet elke verhuurder de gegevens van gasten via dat systeem doorgeven.

• Iedereen die verblijft wordt geregistreerd, volwassenen en kinderen.
• Elke gast ouder dan 14 jaar ondertekent zijn of haar eigen registratieformulier (de "parte de entrada").
• Voor kinderen jonger dan 14 jaar geeft de volwassene met wie ze reizen ons hun gegevens.
• Is iemand in de groep jonger dan 18, dan noteren we ook hoe de reizigers aan elkaar verwant zijn, bijvoorbeeld ouder en kind. Reizen kinderen met een volwassene die niet hun ouder is, dan noteren we de rol van die volwassene, bijvoorbeeld voogd of leraar.

Welke gegevens de wet vereist

Bijlage I van het besluit somt de gegevens op. Er zijn drie groepen.

1. Over elke gast, zodat de autoriteiten weten wie er verblijft:

• voornaam en achternamen, geslacht, geboortedatum en nationaliteit
• soort document (identiteitskaart, paspoort of Spaanse verblijfskaart), het documentnummer en, als het document er een heeft, het supportnummer (número de soporte)
• je woonadres (straat, woonplaats en land)
• telefoonnummer en e-mailadres (heb je geen e-mailadres, dan volstaat een mobiel nummer)
• het aantal gasten en, als iemand jonger is dan 18, hoe jullie aan elkaar verwant zijn

2. Over je verblijf, zodat duidelijk is wanneer en waar je verbleef: het boekingsnummer en de boekingsdatum, de handtekeningen, de datum en tijd van aankomst en vertrek, en het adres van het appartement, het aantal kamers en of er internet is.

3. Over de betaling, zodat de transactie zo nodig kan worden nagegaan: hoe en wanneer de boeking is betaald en wie heeft betaald. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft uitgelegd dat verhuurders alleen de gegevens doorgeven die ze al voor hun eigen bedrijfsvoering verzamelen. We vragen je nooit om je kaartgegevens; we noteren alleen de betalingsinformatie die we al uit je boeking hebben.

Waar je gegevens naartoe gaan, en wanneer

We sturen de gegevens elektronisch naar het Ministerie van Binnenlandse Zaken via het platform SES.HOSPEDAJES (opent in een nieuw tabblad). Volgens het besluit moet dat onmiddellijk gebeuren en in elk geval binnen 24 uur, zowel wanneer een boeking wordt gemaakt (of geannuleerd) als wanneer het verblijf begint. Verandert er iets, bijvoorbeeld je data, dan moeten we een update sturen.

De gegevens worden bewaard door het Staatssecretariaat voor Veiligheid (Secretaría de Estado de Seguridad) van het ministerie. Alleen de politiediensten mogen ze gebruiken, en alleen om strafbare feiten te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken. Ook rechters en officieren van justitie hebben er bij hun werk toegang toe. Deze verwerking valt onder de Spaanse Ley Orgánica 7/2021 over gegevens die voor strafrechtelijke doeleinden worden verwerkt.

Hoe lang de gegevens worden bewaard

Verhuurders die hun verhuur als geregistreerd bedrijf uitbaten, moeten drie jaar lang een register bijhouden. Wij zijn particuliere eigenaren, geen geregistreerd bedrijf, dus het besluit verplicht ons niet om een eigen register bij te houden (artikel 5.4): onze plicht is je gegevens naar het ministerie te sturen. We bewaren ze alleen zolang we ze nodig hebben om die melding en je verblijf af te ronden, en daarna verwijderen we ze. Het ministerie bewaart zijn kopie volgens zijn eigen regels.

Je privacy

• We verwerken deze gegevens omdat de wet dat vereist (wettelijke verplichting, art. 6, lid 1, onder c AVG (opent in een nieuw tabblad)).
• We gebruiken ze nergens anders voor: geen marketing, geen profilering, en we delen ze nooit met iemand anders dan de autoriteiten.
• Je kunt vragen om de gegevens in te zien die we over je hebben, om onjuiste gegevens te laten corrigeren of verwijderen en om het gebruik ervan te beperken. Wat al naar het ministerie is gestuurd, wordt door het ministerie bewaard volgens zijn eigen regels.
• Je kunt een klacht indienen bij de Spaanse toezichthouder voor gegevensbescherming (AEPD (opent in een nieuw tabblad)) of bij de toezichthouder in je eigen land.

Alle details vind je in ons privacybeleid.

Als een gast de gegevens niet verstrekt

Volgens het besluit moeten gasten hun identiteitsbewijs tonen of verstrekken, en zijn wij ervoor verantwoordelijk dat de gegevens daarmee overeenkomen. Elke gast moet worden geregistreerd, en gasten niet registreren is een ernstige overtreding voor de verhuurder. Als we de vereiste gegevens niet ontvangen, kunnen we je check-in dus niet afronden, zoals de wet voorschrijft.

Onze registraties

Blanca Rosa is als toeristische woning (vivienda de uso turístico) ingeschreven in het Toerismeregister van de Comunitat Valenciana onder nummer VT-502173-A. In onze regio wordt toeristische verhuur geregeld door de regionale overheid, en dit nummer moet in elke advertentie voor het appartement staan.

We hebben ook het nationale registratienummer ESFCTU00000303700025419200000000000000000VT-502173-A3. Het komt uit het Uniek Huurregister (Registro Único de Arrendamientos), een nationaal register dat is ingesteld bij het Real Decreto 1312/2024 (opent in een nieuw tabblad). Vanaf 1 juli 2025 moest voor kortetermijnverhuur dit nummer bij het eigendomsregister (Registro de la Propiedad) worden verkregen voordat de woning op platforms zoals Airbnb en Booking.com mocht worden aangeboden.

In mei 2026 heeft het Spaanse Hooggerechtshof die registratieprocedure vernietigd, omdat de Staat niet bevoegd was een nationaal register in te stellen dat overlapt met de regionale registers (uitspraak van het Tribunal Supremo van 19 mei 2026 (opent in een nieuw tabblad), op 8 juni 2026 gepubliceerd in het Spaanse staatsblad, het Boletín Oficial del Estado). De regionale registratie blijft onaangetast. We tonen het nationale nummer ter informatie.

Toeristenbelasting

Er is momenteel geen toeristenbelasting in de regio Valencia, dus je betaalt voor je verblijf geen toeristenbelasting. Een regionale belasting op toeristische verblijven werd ingesteld bij Ley 7/2022, maar die werd ingetrokken bij het Decreto-ley 12/2023 (opent in een nieuw tabblad) van 10 november 2023, voordat die op 19 december 2023 zou ingaan. Het regionale parlement bekrachtigde de intrekking op 30 november 2023, en sindsdien is er geen nieuwe toeristenbelasting ingevoerd.

Hoe we je gegevens verzamelen

Voor je aankomst vragen we elke gast om de hierboven genoemde gegevens.

• Heb je via Airbnb of Booking.com geboekt, dan kun je ze via de berichtenfunctie van het platform sturen, of op de manier die we voorstellen wanneer we erom vragen.
• Heb je rechtstreeks bij ons geboekt, stuur ze dan via WhatsApp of e-mail.

Omdat de wet ons verantwoordelijk maakt voor het overeenkomen van de gegevens met je document, kunnen we je bij je ontvangst vragen om je identiteitsbewijs of paspoort te laten zien. Zie ook onze huisregels.